Оцифровано и автоматизировано — именно таким видит Кабмин процесс ведения трудовых книжек на каждом предприятии. С одной стороны, трудно не согласится, ведь ХХI век, а прогресс даже не летит, а уносится, но с другой стороны — Украина, где самые лучшие изменения могут либо оставаться на этапе идей, либо внедряться слишком долго. Но 3 июня 2020 года Кабмин одобрил законопроект, согласно которому трудовые книжки нужно вести в электронной форме. Также предлагается автоматически назначать пенсии по возрасту. Для этого установлен пятилетний переходный период для внесения в Госреестр сведений из бумажных трудовых книжек каждого работника (в это время будут параллельно использоваться бумажные и электронные форматы).
Согласно новациям, внесением сведений о трудовой деятельности в Госреестр через веб-портал электронных услуг ПФУ portal.pfu.gov.ua в виде отсканированных или оцифрованных копий занимается работник и работодатель с обязательным наложением электронной подписи. Но на этом процесс оцифровки не заканчивается. Когда сведения о трудовой деятельности работника внесены в Госреестр, работодатель обязан выдать оригинал бумажной трудовой книжки на руки под подпись. При этом все последующие записи о принятии, переводе или увольнении работодатель обязан вносить по требованию работника в бумажную трудовую. Курсы 1С зарплата помогут разобраться со всеми требованиями регулятора.
Почему важно внести все сведения? Потому что именно на их основе пенсии будет назначаться без заявления лица, то есть в автоматическом режиме. Для этого требуется только информация о стаже и уплаченных взносах, содержащихся в реестре застрахованных лиц. В переходной период, когда параллельно будут использоваться в работе две книжки — обычная и цифровая, это несколько прибавит работы кадровикам. Но автоматизированный кадровый учет значительно упрощает трудоемкие расчеты, поэтому использование бухгалтерской программы и конфигураций облегчат рабочий процесс, а лучшие бухгалтерские курсы ознакомят со способами взаимодействия бухгалтерии и кадровых служб.
Документы, отсутствующие в реестре застрахованных лиц, подаются через личный электронный кабинет на портал е-услуг Пенсионного фонда Украины. Среди самых популярных сервисов можно выбрать новый — предоставление сведений о трудовой деятельности с добавлением скан-копий. Если работник не занимается вводом слбственных данных на сайте, а за него это делает работодатель, он может проверить достоверность и актуальность веденной информации о своем трудовом стаже (но, как сказано выше, при условии авторизации с электронной подписью).
Вводятся данные нескольких бумажных документов (трудовой, военного билета, диплома, книги колхозника), а также информация об образовании, а скан-копии добавляются. Интуитивно понятный интерфейс позволяет все сделать быстро, главное — правильно вводить всю информацию.